Die Abizeitungs-Checkliste

Fangt frühzeitig mit der Planung Eurer Abizeitung an. Oft dauern die Vorbereitungen ein halbes Jahr und länger.
Bei der Verteilung der Aufgaben ist es wichtig, dass die zuständigen Personen und deren Aufgabenbereiche klar definiert werden. Nach Möglichkeit sollten sich Abiturienten mit den Aufgaben befassen, die dafür gut geeignet sind.

Wichtig ist, dass der Vorsitzende des Abizeitungs-Komitees während der gesamten Laufzeit verfügbar ist, über alle Vorgänge sowie den Stand des Abibuch-Projektes informiert ist und die Fäden in der Hand hält!
Beim Kontakt mit den Beteiligten sollte es nur einen Ansprechpartner/Verantwortlichen geben und nicht mehrere, sonst kommt es schnell zu Missverständnissen bei notwendigen Abstimmungen (z. B. mit Druckerei, Werbepartnern etc. - wie auch intern)!

Hier eine kleine CHECKLISTE, die bei der Planung Eurer Abizeitung behilflich sein kann:

1. Komitee und Redaktionsteam bilden

Auswahl von Freiwilligen für das Abizeitungs-Komitee sowie das Redaktionsteam
Einen Vorsitzenden für das Abizeitungs-Komitee wählen
Den Finanzchef bestimmen
Den Redaktionschef wählen
Den Designer/Layouter bestimmen
Regelmäßige Termine zur Abstimmung vereinbaren (z. B. einmal die Woche)

2. Umfang und Inhalt der Abizeitung festlegen

Rechtzeitig Ideen für das Abibuch sammeln
Abizeitungs-Thema bzw. Abimotto festlegen
Rubriken bestimmen und Seitenumfang je Rubrik festlegen, zuständige Personen definieren
Layout-Vorschläge passend zum Abimotto sammeln und abstimmen
Termin für Layout- und Redaktionsschluss festlegen (ca. eine Woche Puffer einplanen für Layout-Check!)

3. Finanzierung der Abizeitung, Angebote einholen und vergleichen, Auftrag vergeben

Förderung durch Schule (Förderverein) oder Sponsoren abklären
Mögliche Werbepartner kontaktieren (Anzeigengröße und Anzahl der Anzeigenseiten festlegen)
Budget bestimmen (ca. 20 % Reserve einplanen)
Evtl. Schulparty oder Flohmarkt mit Kuchenverkauf organisieren zur Aufbesserung der Abi-Kasse
Angebote und Druckmuster bei Druckereien einholen und vergleichen
Auftrag für den Druck eurer Abizeitung möglichst frühzeitig an eine Druckerei vergeben (Datenabgabetermin klären und Lieferadresse bestimmen)

4. Terminierung festlegen für

Redaktionsschluss
Endlayout
Datenabgabe
ggf. Zahlungstermin
Liefertermin
Verkauf / Verteilung

5. Layout der Abi-Bücher sowie Datenaufbereitung

Eine Software zum Layouten der Abizeitung festlegen
Inhalts- und Sponsorenseiten zusammenstellen
Vorgaben der Druckerei zur Datenaufbereitung beachten
Druckfähiges PDF erstellen:
- Auf nur einem Computer Endlayout sowie PDF erstellen.
- Bei Erstellung des PDFs daraufachten, dass alle Schriften ins PDF eingebettet werden, dafür müssen alle verwendeten Schriftfonts auf dem Computer verfügbar sein.
- PDF vor Übermittlung (Datenträger oder Upload) an die Druckerei überprüfen. Beim Datenträger kontrollieren, ob Daten auf Datenträger kopiert und lesbar sind (zurück kopieren/öffnen)
Musterdruck überprüfen - wenn OK > Abizeitungsdruck freigeben - wenn nicht OK > Daten ändern!
Bei Bedarf, Änderungen mit Druckerei abstimmen, danach eure Abizeitung drucken lassen

6. Verkauf und Verteilung der Abizeitung

Konto für Abizeitung einrichten, Gelder einsammeln
Bezahlung der Druckerei - dabei oft angebotene Zahlungsarten:
- Vorkasse (Überweisung vor Liefertermin)
- Nachnahme (Zahlung bei Annahme der Lieferung - früher sehr beliebt, heute weniger verbreitet)
- PayPal, Amazon Payments, Kreditkarte, Klarna, Sofortüberweisung ... (Zahlung per Online-Zahlsystem vor Liefertermin)
- Rechnung (Zahlung auf Zahlungsziel - meist 7 bis 14 Tage nach Rechnungsstellung/Liefertermin)
Verteilungs- bzw. Verkaufstermin festlegen und entsprechend veröffentlichen
Gedruckte Abi-Buchlieferung überprüfen
Belegexemplar an die Sponsoren und Werbepartner (inkl. Rechnung) verschicken
Abi-Bücher verteilen bzw. verkaufen