Die Abizeitungs-Checkliste

Fangt frühzeitig mit der Planung eurer Abizeitung an. Oft dauern die Vorbereitungen ein halbes Jahr und länger. Bei der Verteilung der Aufgaben ist es wichtig, dass die zuständigen Personen klar definiert werden. Nach Möglichkeit sollten sich Abiturienten mit den Aufgabenbereichen befassen, die dafür gut geeignet sind.

Wichtig ist, dass der Vorsitzende des Abizeitungs-Komitees während der gesamten Laufzeit verfügbar ist, über alle Vorgänge sowie den Stand des Abibuch-Projektes informiert ist und die Fäden in der Hand hält!

Beim Kontakt mit den Beteiligten ist es wichtig, dass es nur einen Ansprechpartner/Verantwortlichen gibt und nicht mehrere, sonst kommt es schnell zu Missverständnissen bei Abstimmungen z. B. mit Druckerei, Werbepartnern etc.!


Hier eine kleine Checkliste, die euch bei der Planung eurer Abizeitung behilflich sein kann:

1. Komitee und Redaktionsteam bilden
  Auswahl von Freiwilligen für das Abizeitungs-Komitee sowie das Redaktionsteam
  Einen Vorsitzenden für das Abizeitungs-Komitee wählen
  Den Finanzchef bestimmen
  Den Redaktionschef  wählen
  Den Designer/Layouter bestimmen
  Regelmäßige Termine zur Abstimmung vereinbaren (z. B. ein Mal die Woche)

2. Umfang und Inhalt der Abizeitung festlegen
  Rechtzeitig Ideen für das Abibuch sammeln
  Abizeitungs-Thema bzw. Abimotto festlegen
  Rubriken bestimmen und Seitenumfang je Rubrik festlegen, zuständige Personen definieren
  Layout-Vorschläge passend zum Abimotto sammeln und abstimmen
  Termin für Layout- und Redaktionsschluss festlegen  (ca. eine Woche Puffer einplanen für Layout-Check!)

3. Finanzierung der Abizeitung, Angebote einholen und vergleichen, Auftrag vergeben
  Förderung durch Schule (Förderverein) oder Sponsoren abklären
  Mögliche Werbepartner kontaktieren (Anzeigengröße und Anzahl der Anzeigenseiten festlegen)
  Budget bestimmen (ca. 20 % Reserve einplanen)
  Evtl. Schulparty oder Flohmarkt mit Kuchenverkauf organisieren zur Aufbesserung der Abi-Kasse
  Angebote und Druckmuster bei Druckereien einholen und vergleichen
  Auftrag für den Druck eurer Abizeitung möglichst frühzeitig an eine Druckerei vergeben (Datenabgabetermin klären und Lieferadresse bestimmen)

4. Terminierung festlegen für
  Redaktionsschluss
  Endlayout
  Datenabgabe
  ggf. Zahlungstermin
  Liefertermin
  Verkauf / Verteilung

5. Layout der Abi-Bücher sowie Datenaufbereitung
  Eine Software zum Layouten der Abizeitung festlegen
  Inhalts- und Sponsorenseiten zusammenstellen
  Vorgaben der Druckerei zur Datenaufbereitung beachten
  Druckfähiges PDF erstellen

  •      Auf nur einem Computer Endlayout sowie PDF erstellen. Bei Erstellung des PDFs darauf
  •      achten, dass alle Schriften ins PDF eingebettet werden, dafür müssen alle verwendeten
  •      Schriftfonts auf dem Computer verfügbar sein.
  •      PDF vor Übermittlung (Datenträger oder Upload) an die Druckerei überprüfen. Beim
  •      Datenträger kontrollieren, ob Daten auf Datenträger kopiert und lesbar sind (zurück
  •      kopieren/öffnen)

  Musterdruck überprüfen - wenn OK > Abizeitungsdruck freigeben - wenn nicht OK > Daten ändern!
  Bei Bedarf, Änderungen mit Druckerei abstimmen, danach eure Abizeitung drucken lassen

6. Verkauf und Verteilung der Abizeitung
  Konto für Abizeitung einrichten, Gelder einsammeln
  Bezahlung der Druckerei:

  •      Mögliche Zahlungsarten können sein:
  •      Vorkasse (Überweisung vor Liefertermin)   
  •      Nachnahme (Zahlung bei Annahme der Lieferung)
  •      PayPal (Zahlung per Online-Zahlsystem vor Liefertermin)
  •      Rechnung (Zahlung auf Zahlungsziel - meist 7 bis 14 Tage nach
  •      Rechnungsstellung/Liefertermin)

  Verteilungs- bzw. Verkaufstermin festlegen und entsprechend veröffentlichen
  Gedruckte Abi-Buchlieferung überprüfen
  Belegexemplar an die Sponsoren und Werbepartner (inkl. Rechnung) verschicken
  Abi-Bücher verteilen bzw. verkaufen
 

Hier unsere Abizeitungs-Checkliste als PDF !

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